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港产企管平台 建造高效率手机办公室

来源:生活小知识 2020-07-21 22:57:26
港产企管平台 建造高效率手机办公室 双管齐下——商业世界争分夺秒,企业应该双管齐下,同时活用即时通讯软件及项目管理平台,既能实时更新项目细节,也能遥距掌握大框架,才可提升效率和生产力。(sesame@iStockphoto)港产企管平台 建造高效率手机办公室 一目了然——登入LegalX后就是日曆界面,让你掌握所有项目的进度及流程,右边的时间线让你一览与此项目相关的所有活动。(受访者提供)港产企管平台 建造高效率手机办公室 数据分析——企业高层未必有时间跟进所有项目细节,因此才要下属常常要递交报告,汇报进度。LegalX的数据分析功能可以帮助企业整理各个项目的赚蚀情况,方便进行风险管理及未来规划。(受访者提供)港产企管平台 建造高效率手机办公室 港产企管平台 建造高效率手机办公室 港产企管平台 建造高效率手机办公室

这是分秒必争的时代,我们已嫌电邮沟通太慢,纷纷转用即时通讯软件谈公事,造成「文件满App飞」的局面。虽然我们一方面不希望公事入侵私人通讯工具,但遇着紧急状况,还是忍不住「炸」同事的WhatsApp,一不留神,重要文件、重要的讨论结果就淹没于字海之中。加快沟通速度的同时,如何避免资讯零散及更有效掌握整个工作项目的框架?最近就有一个本地开发的管理平台,辅助用家在善用其他通讯工具「倾公事」时,也能实时整理文件及掌握项目流程。

即时通讯软件的出现,不仅改变了我们与家人、朋友间的沟通习惯,同时也大大扭转了工作模式。智能手机未普及时,以往跟上司、同事及客户主要通过电邮沟通及传送文件,基本上必须要有电脑在旁才能读取资料,因此公私相对分明,就算要「加班」都是回家后的事。不过现在无论大中小型企业都已投向云端的怀抱,档案不再存于你办公室的那台电脑裏,而是可以随时透过不同电子产品存取及共有。因此「加班」再无空间限制,即使乘车途中,用智能手机修改文件都毫无难度。再者,即时通讯软件打破了空间和时间限制,不止加强了沟通的密度,亦发展出更多的功能,包括信息搜寻、支援多种格式的文件传输、群组信息、信息标注,令这些软件不再只是大家嘻嘻哈哈联络感情的渠道,反而促进了同事之间更紧密的关係。

沟通的确快了,效率及生产力又是否真的提升?

香港人常用的即时通讯软件如WhatsApp、微信及LINE,最初并非为企业需要而开发,而是希望达到面对面聊天的节奏,因此零碎的信息和档案就累积在聊天室中。同事上一句还在讨论报告要如何修改,下一句就问待会午餐吃什幺;有同事既用WhatsApp联络,又用facebook发送信息,碰巧上司在内地公干,则用微信跟你更新项目进度。资讯未经统一整合及管理,即时信息再快,对工作的成效也无补于事。

有香港人运用云端服务及人工智能科技,设计了一个综合企业管理平台LegalX,就像随身小助手,让大家在善用即时通讯的同时,能有效管理零散的资讯,为企业提高整体执行力和生产力。LegalX由3名香港人共同研发,包括现职企业律师的Eugene Liu。Eugene熟悉律师楼工作,另一合伙人又曾任职投资银行,他们理解到行内要处理海量般的文件十分耗时,而即时信息的chit-chat会影响效率,因此与耶鲁大学毕业的电脑工程师合伙,为专业人士度身订做一款企业管理平台。

清晰界面 管理追蹤项目进度

这个平台以管理企业各个项目作卖点,用家可以同时掌握最新项目流程及管理各份文件,避免工作文件给零碎的即时信息淹没。「专业人士很重视audit trail(审计追蹤),想要掌握整个项目的发展、员工的工作量及实际完成的任务。」Eugene说。此平台拥有如云端硬碟及日程管理的功能,但在各种设计细节上就更贴近企业需要。

追蹤文件修改纪录 切合商用搜寻引擎

此平台毋须下载任何软件或应用程式,就如平时登入电邮或云端硬碟一样,只需要在浏览器开启网址(www.legalx.ai)即可使用。登入后有一个日曆界面,让你掌握所有项目的进度及流程,用家随时设定项目流程及新增任何格式的文件,并与其他同事共同修改文件;右边的时间线让你一览与此项目相关的所有活动,让同事互相清楚了解对方的工作进度。以往使用公司的电脑硬碟时,员工几乎什幺资料都可以存取,但此平台可以设置更仔细的权限功能,每人只会看到自己负责的项目资讯,以免其他团队或部门取得机密文件。

共同修改文件并非新功能,现在Google Documents的用家多不胜数,但不足之处在于修无法追蹤每字每句的修改人,即使有人不小心删掉也无法追究。「公司很重视员工的accountability,需要知道各个员工修改哪个部分。」因此这平台让用家先锁定某个文件然后修改,并会自动储存各个版本,以防不慎改掉其他同事的资料。所有文件记录在案,有新人上任也可追溯旧有文件,更快适应团队节奏。

除此以外,LegalX设有特製搜索引擎,Eugene表示无论速度或结果的相关度都比外间更完善。它不止快速搜索各项目文件的内文,更可以搜索与行业相关的公用资料,例如财经期刊及上市公司的披露资料。「用Google的话通常会先出现最多人浏览的结果,但未必是最相关的资讯。」他们凭藉律师及投资银行家的工作经验,挑选他们认为行内人最常阅读及最需要的资讯。

数据生成图表 分析成效

平台不止适用于前线员工,其独有的数据分析功能亦可满足高级管理层的需要。根据各员工使用平台的习惯及项目进度等因素,平台能自行製作图表分析各项目的可行性及成效。「不是分析财政状况,而是用平台上的资讯分析这个project是赚还是蚀。」老闆可凭分析结果预视现有项目成败及规划未来,进行风险管理。

文:黄嘉希编辑:王翠丽

电邮:feature@mingpao.com

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